Outils de productivité: et si on restait minimaliste


La créativité c'est super, mais après il faut produire aussi!

Si nos projets et nos entreprises se vendaient tous seuls, sans effort et sans méthodologie particulière, et bien cela se saurait.


Malheureusement, développer son entreprise est un "package" où changer de missions, tâches, domaines d'expertise est notre quotidien.


Alors quelques astuces et outils d'aide à la productivité, peuvent vraiment nous changer la vie.


Le tout, selon moi, est de ne pas vouloir en utiliser un trop grand nombre!


Pourquoi être minimaliste dans ses outils de productivité?


Cela peut rapidement coûter cher si vous optez pour des produits payants et une multitude d'outils n'est pas gage d'une bonne production.

Au contraire, les multiplier peut facilement être chronophage et contre-productif.


Personnellement, j'opte pour le minimalisme.


Je m'efforce de compter mes outils de productivité sur une seule main, et d'opter pour une majorité d'outils gratuits.

Aujourd'hui je vous parlerai des outils que j'utilise et donc que je connais le mieux.

Toutefois, un outils de productivité pour qu'il soit profitable doit réellement correspondre à vos méthodes de travail et votre personnalité professionnelle.


Un entrepreneur solo n'utilisera certainement pas les même outils qu'une entreprise avec plusieurs partenaires ou collaborateurs.

De même si votre nature est plus "visuelle" que "mathématiques", je ne suis pas certaine que des outils tableurs vous correspondent.

Alors, je vous conseille de bien tester, et pour cela les formules gratuites sont parfaites.


Gratuit ne veut pas dire non productif:


C'est une question d'échelle. Je m'explique.


Suivant chaque étape de développement de ton entreprise, tu pourras choisir de démarrer avec un outils gratuit qui pourra évoluer vers une solution payante, plus poussée.

Je vois 2 avantages à cela:

  • c'est gratuit! Tu minimises tes charges

  • cela te permet de tester et de réellement savoir si cet outil te correspond (voir plus haut la question de ta "personnalité professionnelle").

J'ai donc l'habitude de toujours pratiquer un outils gratuitement avant d'opter éventuellement pour sa formule payante, pour être certaine de son potentiel.

C'est ce que j'ai fait au commencement avec Canva pour m'abonner maintenant à la formule "pro".

Je l'utilise pour la majorité de mes réseaux sociaux, mes présentations et autres supports visuels.


Mais aujourd'hui je souhaite vous parler de 3 outils gratuits que j'utilise quotidiennement et que j'affectionne:


1) TRELLO:

Pour la gestion quotidienne de mes différents projets


J'utilise la formule gratuite mais qui autorise déjà beaucoup de fonctionnalités.

C'est un outil très intéressant en gestion de projet, et qui me correspond bien car il est très simple d'utilisation, très "visuels", et permet aussi du partage en collaboration.

Je crée en général un tableau par client où j'organise les listes par projet (blog copywriting, brand strategy, web design...)

Pour ma propre gestion d'entreprise, j'ai un tableau "Let's Go" qui est l'équivalent d'une To Do List quotidienne et 2 autres tableaux plus stratégiques qui sont:

  • mon propre calendrier éditorial (où je planifie tous mes posts réseaux sociaux et blogging)

  • un tableau CRM (Customer Relationship Management) où je suis l'avancement de mes contacts, des prospects, devis etc...

Trello est facile d'accès, très visuels (couleurs, images).

Il permet d'enregistrer des liens externes (permettant facilement de retrouver les fichiers correspondants) et possède une vue "calendrier" qui permet une vue d'ensemble rapide.

On peut y stocker tout ce que l'on veut que ce soit personnel ou professionnel: son organisation par tableau permet de structurer et classer de manière claire.


Formule gratuite et beaucoup de tutoriels disponibles sur la toile, ainsi que des modèles de tableaux et un blog bien fourni.


2) SENDINBLUE:

Pour ma gestion CRM, ma newsletter et mes automations


Sendinblue est un des leaders pour l'envoie d'emailing marketing, newsletters et pour la gestion de base de données CRM.

J'utilise Sendinblue pour mes formulaires d'inscription (newsletter, contact...) permettant de centraliser toutes les coordonnées utilisateurs sur une même plateforme.

Cela me permet de faire de l'analyse de données et ensuite de segmenter correctement mes emailing marketing.

Les 3 avantages majeurs que je trouve pour ce software sont:

  • il est stable, respecte toutes les règles de confidentialité des données (serveurs en France)

  • il est facile à maitriser (nombreux modèles intuitifs et la rubrique "aide" est claire)

  • il est gratuit jusqu'à 300 emails par jour! (autant dire que ça donne de la marge!)

Son offre gratuite comprend beaucoup plus de potentiel que l'un de ces concurrents comme Mailchimp, et ses offres payantes plus accessibles et variées (vous pouvez ponctuellement acheter des "crédits" d'envoi pour une campagne particulière sans changer d'abonnement).

De plus, il existe des plugin pratiques à intégrer sur de nombreuses plateformes comme Wordpress ou Shopify.


3) HOOTSUITE:

Ma baguette magique pour la gestion de mes réseaux sociaux!


Hootsuite est un outil de gestion et programmation de publication des réseaux sociaux déjà vraiment très utile en forfait gratuit.

L'offre gratuite limite le nombre de réseaux disponibles à 3 comptes, mais c'est déjà sacrément pratique.

Je l'utilise pour l'ensemble de mes contenus marketing froids et une partie des contenus chauds (je rédigerais prochainement un article sur ces 2 notions, mais ICI une approche didactique!).


L'outil est très intuitif (donc facile) et permet de programmer sur plusieurs mois ses contenus (à nous les vacances à la plage :) ).

Alors oui, il ne permet pas certaines fonctions d'Instagram (comme les posts à plusieurs visuels) mais ses fonctions permettent de programmer l'essentiel.

Il n'est donc pas parfait pour les contenus chauds comme les stories, mais il permet une organisation intéressante de manière transversale.

L'ensemble est accessible via l'application smartphone et permet une analyse du trafic.

Je vous invite également à découvrir leur blog vraiment très bien référencé concernant le marketing (ICI!).


Ces 3 principaux softwares au format gratuit me facilitent réellement le quotidien de gestion d'entreprise sans être surdimensionnés quant à mes besoins.


Je reste minimaliste quand à mes outils de productivité car je préfère concentrer mes efforts sur leur utilisation optimale et surtout qu'ils ne deviennent pas des contraintes croisées.


Il y a beaucoup d'autres outils que vous pourrez découvrir par la lecture de cet article très bien fait de Bouge Ta Boîte / Le Blog.


Dans tous les cas, je vous conseille de privilégier le "facile et pratique" pour que vos outils soient réellement une aide à la productivité et que vous ayez vraiment envie de les utiliser.


Si vous avez des questions, des envies de découvertes, ou si vous aussi vous utilisez des outils magiques gratuits, écrivez moi à l'adresse karinehervouet@gmail.com


Et pour connaître mon classement "top des outils gratuits" que j'utilise, rendez-vous sur mon compte Instagram @karinehervouet_pro.